Introduction 

D'une manière générale, MyCareNet peut être utilisé par un prestataire individuel ou par une institution/groupement.

Dans le cas d'une institution/groupement, MyCareNet utilise le service de base "user management" de ehealth pour vérifier le lien entre un utilisateur et son organisation qu'il dit représenter..

MyCareNet-eHealth ont aussi prévu la possibilité pour une entité "le mandant" (prestataire individuel ou institution/groupement) de mandater une autre entité "le mandataire" (personne physique ou organisation).

Les différentes possibilités sont illustrées dans les schémas ci-dessous.

Prestataire individuel

Un prestataire individuel peut donner mandat à une organisation ou à une personne physique.
L'organisation "mandataire" peut créer des utilisateurs grâce au "user management".




Groupement / Institution

Un groupement/institution peut créer des utilisateurs grâce au "user management".
Un groupement/institution peut donner mandat à une organisation ou à une personne physique.
L'organisation "mandataire" peut créer des utilisateurs grâce au "user management". 


 

 User management



Le User Management sert à formaliser et à vérifier le lien entre l'utilisateur et le groupement ou l'organisation qu'il dit représenter.
Pour MyCareNet, on utilise l'application User Management d'eHealth.

Dans ce concept, toute organisation est identifiée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises par un numéro BCE. ATTENTION : le NISS du chef d'entreprise n'est pas toujours repris dans la data base de la BCE. Vous devez le faire vérifier et ajouter, le cas échéant, par votre secrétariat social. 
  • Dans le cadre d'eHealth, les groupements d'infirmiers se sont vus attribuer un pseudo numéro d'entreprise équivalent à (une partie de) leur numéro "Tiers Payant INAMI " (8 positions commençant par 94 et cela même s'il dispose d'un autre véritable numéro d'entreprise pour d'autres applications). 
  • Les maisons de repos se sont vues également attribuer un pseudo numéro d'entreprise équivalent à (une partie de) leur numéro "Tiers Payant INAMI " 
  • Les numéros BCE des autres organisations susceptibles d'être mandatées (dont celles des producteurs de logiciel) ont été contrôlés.
Les identifiants des groupements, des maisons de repos, et des organisations sont importés par eHealth dans l'application User Management.

Le User Management dispose d'une procédure permettant d'identifier un "responsable accès-entité". 

C'est-à-dire un utilisateur privilégié qui aura la possibilité, via le portail de la sécurité sociale, de désigner d'autres utilisateurs habilités à représenter son organisation et de leur attribuer des droits d'usage d'applications informatiques comme MyCareNet.
  • Dans le cadre d'un groupement d'infirmières, le responsable du groupement tel que connu au niveau INAMI doit demander, tout d'abord, accès aux services sécurisés d'eHealth et ensuite désigner un responsable accès-entité. Un document " Manuel d'utilisation : Comment demander accès en tant que groupement d'infirmières " sur le site de eHealth décrit le chemin à suivre. Le formulaire en ligne de demande se trouve également sur le site eHealth :


    Remarque : Dans le cas particulier de différence au niveau du responsable du groupement, le groupement doit demander à l'INAMI de corriger cette information via l'adresse email mentionnée dans l'avant dernier alinéa sur cette page web :


  • Dans le cas d'une maison de repos, le responsable de celle-ci doit demander, tout d'abord, accès aux services sécurisés d'eHealth et ensuite désigner un responsable accès-entité. Un document " Manuel d'utilisation : Comment demander accès en tant que maison de repos ? " sur le site d'eHealth décrit le chemin à suivre. Le formulaire en ligne de demande se trouve également sur le site eHealth : 


    • Remarque : le responsable doit au préalable être communiqué au CIN via le fournisseur de logiciel afin que les données correspondantes soient introduites dans le référentiel de l'inami. A l'avenir, une application de l'inami permettra d'introduire les données de responsables directement.

  • Pour une autre organisation (appelée prestataire de services dans le jargon eHealth) jouant le rôle de mandataire (a reçu mandat), le responsable de celle-ci doit demander, tout d'abord, accès aux services sécurisés d' eHealth et ensuite désigner un responsable accès-entité. Un document " Manuel d'utilisation : Comment demander accès en tant qu'entreprise ? " sur le site de eHealth décrit le chemin à suivre. Le formulaire en ligne de demande se trouve également sur le site eHealth : 

Une fois désigné, le Responsable Accès Entité recevra les codes d'accès pour le compte de son organisation. Il recevra son nom d'utilisateur et mot de passe par courrier, par le biais de deux courriers différents. Ces accès lui permettront d'activer le compte de son organisation. Dès réception des deux courriers, le Responsable Accès Entité pourra se connecter sur la plate-forme eHealth au moyen de ses codes d'accès dans les 30 jours en suivant la procédure décrite dans le courrier reçu (Aide à la première connexion d'un Responsable Accès Entité). Passé ce délai, l'accès de l'organisation aux services sécurisés sera bloqué. Dans ce cas, il faudra recommencer toute la procédure.

Le Responsable Accès Entité gère toutes les qualités d'une organisation. Pour ce faire, il utilise l'application Gestion d'accès pour Entreprises et Organisations.

La gestion quotidienne de qualités spécifiques (sécurité sociale, secteur des soins de la santé,...) peut être confiée à un gestionnaire local.

Le gestionnaire local 

Un gestionnaire local gère, pour le compte de son organisation, l'accès à tous les services sécurisés sur la plateforme eHealth. C'est lui qui se charge de donner un nom d'utilisateur et un mot de passe aux prestataires de soins ou aux membres du personnel de sa société, ce qui leur donne accès aux applications sécurisées d'eHealth. 

Il peut éventuellement partager sa responsabilité avec un cogestionnaire local. Les gestionnaires locaux peuvent, à leur tour, déléguer la gestion des utilisateurs à des gestionnaires d'une sous-division. Exemple : un gestionnaire local ayant la qualité d'employeur peut désigner un gestionnaire pour la sous-division ressources humaines.

Pour gérer les utilisateurs et leurs accès, le gestionnaire local utilise l'application Gestion d'accès pour Entreprises et Organisations. Le gestionnaire local y créera des utilisateurs représentant son organisation et leur donner des droits d'usage pour les applications MyCareNet de leur secteur ("assurabilité", "facturation", ...).

 Gestion des mandats

L'encodage, par vos soins, de mandats via l'application eMandate devient obligatoire à partir du 01/07/2016.
Définition d’un mandat

Dans le cadre de MyCareNet, un mandat correspond à une autorisation donnée par un prestataire de soins (en tant que mandant) à une autre entité (le mandataire) afin d'effectuer des actions en son nom.


Par définition, le mandat établit une relation entre deux entités distinctes, au contraire du " User Management " (gestion des utilisateurs) – évoqué ci-dessus – qui détermine une relation au sein d'une seule entité.

Dans notre cas, il est donc possible pour un prestataire individuel ou pour un groupement / institution de mandater un individu ou une autre organisation.

Le mandat doit être spécifié par application / service.


Création/gestion d’un mandat

Il vous est possible de générer vos mandats via l’application « Mandats » délivrée par le SPF FINANCES. L’application est accessible via le lien suivant : 


Cet outil définit les mandats qu’il sera possible d’encoder de même que les types d’utilisateurs entre lesquels un mandat pourra être créé.

Cette application web bénéficie de nombreuses fonctionnalités étendues. Les principales opérations exécutables sont les suivantes : 

  • la création d’un mandat ( ce dernier est, par défaut, à durée indéterminée mais peut être limité dans le temps) ; 
  • la suspension/l’arrêt d’un mandat ; 
  • le transfert d’un mandat vers un nouveau mandataire.

N.B. : Donner un mandat à une entreprise n'est possible que si le NISS du chef d'entreprise est connu dans la data base de la BCE. Il n'est, par ailleurs, possible d'attribuer un mandat à un groupement que si le NISS du responsable du groupement correspond au NISS du responsable connu à l'INAMI.

Veuillez noter que le mandat ne sera enregistré et actif qu’à partir du moment où les deux parties (mandant et mandataire) auront validé et signé les conditions d’utilisations.

Attention :

  • le mandant reste solidairement responsable des actions de son mandataire ;
  • le mandant peut continuer à utiliser les applications lui-même.

Se connecter en tant que personne physique

Mandant et mandataire – en tant que personne physique – peuvent accéder directement à l’application « Mandats » par le biais de deux méthodes :

  • la carte d’identité électronique (eID) ;
  • le token citoyen.

Se connecter en tant que groupement, institution de soins ou entreprise 

Une institution de soins, un groupement ou une entreprise – qu’elle soit mandante ou mandataire – devra, avant de pouvoir utiliser l’application « Mandats », s’être enregistré auprès du SPF Sécurité sociale et avoir octroyé des rôles à ses employés afin que ces derniers puissent accepter ou conférer des mandats. 

    L’enregistrement 
  1. Vous devez – si ceci n’est pas encore fait – enregistrer votre entreprise et désigner, au sein de votre organisation, un Gestionnaire d’Accès Principal (GAP).
    Tout ceci est clairement explicité à la page suivante : https://www.ehealth.fgov.be/fr/esante/utilisateurs-acces 

  2. Vous aurez, ensuite, à activer la qualité "Soins de santé" et à désigner un (co)gestionnaire d’accès (après s’être connecté, le GAP peut également entreprendre ces démarches). 
    L’administration des rôles en vue de gérer les mandats
  1. L’administration d’un rôle : Avant de pouvoir utiliser l’application « Mandats », le gestionnaire d’accès devra attribuer des rôles aux collaborateurs visés au travers d’une application spécifique dénommée « Administration des rôles » : 



    Par le biais de cette application, le gestionnaire d’accès pourra à tout moment octroyer, stopper ou encore adapter les rôles : « eHealth Mandant » et/ou « eHealth Mandataire ». Les rôles précités peuvent être attribués tant à un chef d’entreprise ou un administrateur qu’à d’autres personnes ne représentant pas légalement l’entreprise (p.ex. un employé de l'entreprise ou un membre de l'institution).

    Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’administration de rôles, rendez-vous sur le site de l’administration des rôles mentionné ci-dessus. Nous vous conseillons de consulter le "Quick tour" si la gestion de rôles est une nouvelle notion pour vous. Vous pouvez toujours consulter le "Manuel d’utilisation" et les "FAQ" (disponible sur la page de l’administration de rôles via le lien ci-dessus). 

  2. Les possibilités d'utilisation en fonction du rôle : 

    1. L’« eHealth Mandant » a accès à l’application « Mandats ». Il peut dès lors créer, stopper ou accepter des mandats pour l’institution de soins ou le groupement mandant ; 

    2. L’« eHealth Mandataire » a accès à l’application « Mandats ». Il peut dès lors créer, stopper ou accepter des mandats pour l’entreprise ou institution de soins ou le groupement mandataire.

    La connexion

Une fois que ces étapes auront été complétées, vous pourrez vous connecter, en tant que représentant de votre groupement/institution de soins/entreprise, à l’application « Mandats » à l’aide des moyens suivants : 
    • la carte d’identité électronique (eID) ; 
    • le token citoyen.

Besoin d’aide ? 

Problèmes liés à l’utilisation et à la gestion des mandats :
Problèmes liés à l’encodage de mandats : 

À télécharger

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