Suppression Facture Papier
La suppression de la facture papier
La suppression de la facture papier n'est pas à proprement dit un produit du concept MyCareNet; elle en est une résultante compte tenu du fait que MyCareNet réunit les conditions idéales permettant cette suppression. Et ce, notamment par une augmentation significative de la qualité de l'information dans les échanges préalables induisant moins de rejets, moins de corrections.
Cette suppression facture papier doit être envisagée en plusieurs phases :
la suppression du document " facture individuelle " de la note d'hospitalisation
la suppression de la facture récapitulative de la note d'hospitalisation
la suppression des annexes
L'annexe 1 dans "Documents à télécharger" clarifie les termes " factures " utilisés dans ce contexte.
Dans un premier stade, cette suppression ne concerne que la facturation des soins pour lesquelles une facture individuelle est établie soit pour l'hospitalisation et pour les soins ambulatoires qui utilisent ce document (Art 6 § 1er 8° règlement du 28/07/2003).
OBJECTIFS
Donner à chacun des partenaires associés au projet CareNet les informations utiles et nécessaires pour la réalisation du test final permettant la suppression de la facture individuelle de la note d'hospitalisation ou des soins ambulatoires.
Le but de cette phase de test est de s'assurer de la cohérence sur la facture électronique des données de facturation au moment où celle-ci est destinée à devenir l'unique support de facturation. Si ce contrôle est une phase obligée pour arriver à une suppression du support papier, celui-ci n'est pas à considérer comme une phase temporaire. La réussite de ce test donne l'autorisation de suppression, mais la vérification de la qualité de la facture électronique fera l'objet d'un contrôle permanent des organismes assureurs. Un écart récurrent d'un hôpital vis à vis de la qualité exigée sera rapporté au Conseil Technique de l'Hospitalisation.
CONDITIONS PREALABLES POUR INTRODUIRE UNE DEMANDE DE SUPPRESSION DE LA FACTURE PAPIER
A) L'hôpital doit être en production CareNet pour ce qui concerne les messages relatifs à la gestion de l'hospitalisation depuis au moins 3 mois et ce avec l'ensemble des organismes assureurs.
B) L'hôpital doit être en production CareNet pour ce qui concerne le transfert de la facturation depuis au moins 3 mois et ce avec l'ensemble des organismes assureurs.
C) L'hôpital devra au préalable avoir transmis à l'Administrateur Général de l'INAMI la check liste attenant à l'annexe 3 relative à la force probante. Cette démarche a pour but d'attester que l'hôpital remplit ses obligations en matière de force probante sur les informations transmises via CareNet.
CONDITIONS POUR L'OCTROI DE L'ACCORD DE SUPPRESSION DE LA FACTURE PAPIER
Pour recevoir l'agrément concernant la suppression de la facture individuelle de la note d'hospitalisation, l'hôpital doit respecter les modalités définies, au moment de la demande, pour le transfert des documents annexes (voir point 4) et répondre à des conditions de contrôles de qualités.
Ces contrôles porteront entre autres et surtout sur la complétude des informations reprises dans le fichier électronique de facturation par rapport à la note d'hospitalisation existante.
Ces contrôles se dérouleront sur une période de minimum 2 mois à compter du mois de facturation suivant le mois d'introduction de la demande au CIN. Ces contrôles seront effectués par les organismes assureurs.Ceux-ci rassembleront l'entièreté des résultats et soumettront ces derniers au Conseil Technique de l'Hospitalisation qui prendra en final la décision sur la dispense d'édition de la facture individuelle de la note d'hospitalisation
Les contrôles de qualité proprement dits portent sur les matières suivantes :
La validation de la facture électronique : Ce test vise à déterminer de manière globale le pourcentage d'erreur comptabilisé par l'hôpital évalué par rapport à la moyenne comptabilisée par un ensemble d'hôpitaux d'un échantillonnage représentatif. Chaque fois que l'hôpital évalué dépasse pour un type d'erreur la moyenne rencontrée, il recevra un " NOK ". Si pour l'ensemble de ce point, il rassemble plus du tiers de NOK, il se verra attribuer un refus pour ce point. Il est à noter que si le pourcentage d'erreurs techniques est supérieur à 0,5 % un refus sera attribué d'office pour cette rubrique.
La bonne utilisation des factures complémentaires : En dehors de toutes modifications réglementaires, les factures complémentaires ne représentent théoriquement qu'un pourcentage relativement faible d'une facture mensuelle et se doivent d'être indiquées comme telles. L'objectif ici est de vérifier que c'est effectivement le cas. Si le pourcentage des factures complémentaires est supérieur à 5% du nombre total des factures, un contact sera établi entre l'organisme assureur et l'hôpital afin de déterminer la raison de ce dépassement. Si une raison externe est invoquée, la justification de celle-ci sera jointe au dossier d'accord transmis au CTH.
Les suppléments : le contrôle s'effectuera ici à deux niveaux. Le premier visera à vérifier le supplément d'honoraire qui doit être conforme à la réglementation et en regard de la prestation concernée. La seconde se concentrera sur les suppléments repris dans la rubrique " divers ". Les organismes assureurs vérifieront la bonne utilisation des pseudo-codes définis. Si pour plus de 5% des factures évaluées, le critère n'est pas respecté, un NOK sera attribué. Si pour l'ensemble de ce point, l'hôpital rassemble plus du tiers de NOK, il se verra évaluer négativement pour cette rubrique.
L'évaluation concerne chaque fois un hôpital pilote et au moins deux OA. Chaque hôpital sera prévenu du commencement de son évaluation " qualité " dès qu'il sera passé en production CareNet avec les flux administratifs et facturations et qu'il en fera la demande vers le CIN.
Pendant la période d'évaluation, les OA rempliront le document repris en annexe 2 dans "A télécharger", et jugeront ainsi, si l'hôpital répond ou non aux exigences requises. Une approbation sera donnée d'office si pour les trois rubriques du document d'évaluation, au moins deux d'entres-elles sont OK dans chacun des organismes assureurs.
Sur base des résultats reçus, Le Conseil technique de l'hospitalisation, prendra position sur l'évaluation de la qualité de facturation de l'hôpital et donnera en définitive l'approbation pour la dispense d'édition de la facture individuelle de la note d'hospitalisation.
LES DOCUMENTS ANNEXES ET LA FACTURE RECAPITULATIVE
Si l'hôpital reçoit l'agrément pour la suppression de la facture individuelle, il reste dans l'obligation de continuer à envoyer les annexes aux organismes assureurs. Ces documents doivent, à terme, une fois les modalités juridiques établies, faire également l'objet d'une suppression.
En attendant et vu la suppression de la facture individuelle de la note d'hospitalisation, l'hôpital devra joindre aux annexes " médicales " un document récapitulatif reprenant au minimum, les informations reprises sous le modèle en annexe 3 dans "A télécharger". Cependant , l'hôpital pourra être dispensé de transmettre le document récapitulatif s'il utilise pour le classement des pièces justificatives, le classement établi sur la facturation (support électronique) et si l'identifiant du patient (NISS ou n° inscription mutualiste) figure lisiblement sur chaque document. Cette disposition fait l'objet d'un contrôle particulier lors des évaluations préalables à la SFP.
Dans les autres cas, l'annexe doit être utilisée.
LES MODALITES PRATIQUES
Dans la pratique, lorsqu'un hôpital est candidat, il devra remplir les modalités suivantes :
S'annoncer comme candidat auprès de la cellule du CIN via le formulaire repris en annexe 4.1 dans "A télécharger".
Le CIN examinera la candidature. Si l'hôpital répond aux critères demandés, il recevra de retour l'approbation (annexe 4.2 dans "A télécharger") avec pour information les mois de facturation qui seront testés.
Une fois la période d'évaluation terminée, le CTH se réunira pour valider ou non le passage de l'hôpital dans la phase suppression facture papier, sur base des documents transmis par les OA (annexe2 dans "A télécharger"). La liste des candidats ayant reçu le feu vert du CTH sera divulguée régulièrement.
Une possibilité d'appel sera prévue vers le CTH en cas de décision non favorable.
Un hôpital ayant reçu une décision non favorable, pourra réintroduire une demande trois mois après la dernière décision. Il devra alors se réinscrire dans la procédure depuis le début comme un nouveau candidat.
EXEMPLES DE TIMING
Voici deux exemples de timing réalisable pour le passage en phase CareNet suppression facture papier :
Premier exemple
Démarrage production document administratif : Mai 2002
Démarrage production document facturation : Septembre 2003
Introduction de la candidature suppression facture papier : Décembre 2003
Période d'évaluation qualité des factures : Factures envoyés en janvier et février 2004
Approbation de l'évaluation : Mars 2004
Démarrage de production SFP : Avril 2004
Deuxième exemple
Démarrage production document facturation : Septembre 2003
Démarrage production document administratif : Juin 2004
Introduction de la candidature suppression facture papier : Septembre 2004
Période d'évaluation qualité des factures : Factures envoyés en octobre et novembre 2004
Approbation de l'évaluation : Décembre 2004
Démarrage de production SFP : Janvier 2005