Utilisateurs de MyCareNet

Introduction 

D'une manière générale, MyCareNet peut être utilisé par un prestataire individuel ou par une institution/groupement.

Dans le cas d'une institution/groupement, MyCareNet utilise le service de base "user management" de ehealth pour vérifier le lien entre un utilisateur et son organisation qu'il dit représenter..

MyCareNet-eHealth ont aussi prévu la possibilité pour une entité "le mandant" (prestataire individuel ou institution/groupement) de mandater une - ou plusieurs - autres entités "le mandataire" (personne physique ou organisation).


Les différentes possibilités sont illustrées dans les schémas ci-dessous.

Prestataire individuel

Un prestataire individuel peut donner mandat à une/plusieurs organisation(s) ou à une/plusieurs personne(s) physique(s).

L'organisation "mandataire" peut créer des utilisateurs grâce au "user management".

Groupement / Institution 

Un groupement/institution peut créer des utilisateurs grâce au "user management".

Un groupement/institution peut donner mandat à une/plusieurs organisation(s) ou à une/plusieurs personne(s) physique(s).

L'organisation "mandataire" peut créer des utilisateurs grâce au "user management". 

User management - Gestion d'utilisateur

Le User Management sert à formaliser et à vérifier le lien entre l'utilisateur et le groupement ou l'organisation qu'il dit représenter.

Pour MyCareNet, on utilise l'application User Management d'eHealth.

Dans ce concept, toute organisation est identifiée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises par un numéro BCE. ATTENTION : le NISS du chef d'entreprise n'est pas toujours repris dans la data base de la BCE. Vous devez le faire vérifier et ajouter, le cas échéant, par votre secrétariat social. 

Les identifiants des groupements, des maisons de repos, et des organisations sont importés par eHealth dans l'application User Management.


Le User Management dispose d'une procédure permettant d'identifier un "responsable accès-entité". 

C'est-à-dire un utilisateur privilégié qui aura la possibilité, via le portail de la sécurité sociale, de désigner d'autres utilisateurs habilités à représenter son organisation et de leur attribuer des droits d'usage d'applications informatiques comme MyCareNet.

Une fois désigné, le Responsable Accès Entité recevra les codes d'accès pour le compte de son organisation. Il recevra son nom d'utilisateur et mot de passe par courrier, par le biais de deux courriers différents. Ces accès lui permettront d'activer le compte de son organisation. Dès réception des deux courriers, le Responsable Accès Entité pourra se connecter sur la plate-forme eHealth au moyen de ses codes d'accès dans les 30 jours en suivant la procédure décrite dans le courrier reçu (Aide à la première connexion d'un Responsable Accès Entité). Passé ce délai, l'accès de l'organisation aux services sécurisés sera bloqué. Dans ce cas, il faudra recommencer toute la procédure.

Le Responsable Accès Entité gère toutes les qualités d'une organisation. Pour ce faire, il utilise l'application Gestion d'accès pour Entreprises et Organisations.

La gestion quotidienne de qualités spécifiques (sécurité sociale, secteur des soins de la santé,...) peut être confiée à un gestionnaire local.

Le gestionnaire local 

Un gestionnaire local gère, pour le compte de son organisation, l'accès à tous les services sécurisés sur la plateforme eHealth. C'est lui qui se charge de donner un nom d'utilisateur et un mot de passe aux prestataires de soins ou aux membres du personnel de sa société, ce qui leur donne accès aux applications sécurisées d'eHealth. 

Il peut éventuellement partager sa responsabilité avec un cogestionnaire local. Les gestionnaires locaux peuvent, à leur tour, déléguer la gestion des utilisateurs à des gestionnaires d'une sous-division. Exemple : un gestionnaire local ayant la qualité d'employeur peut désigner un gestionnaire pour la sous-division ressources humaines.

Pour gérer les utilisateurs et leurs accès, le gestionnaire local utilise l'application Gestion d'accès pour Entreprises et Organisations. Le gestionnaire local y créera des utilisateurs représentant son organisation et leur donner des droits d'usage pour les applications MyCareNet de leur secteur ("assurabilité", "facturation", ...).

Gestion des mandats

Mandat simple

Dans le cadre de MyCareNet, un mandat simple correspond à une autorisation donnée par un prestataire de soins (en tant que mandant) à une seule entité (le mandataire) afin d'effectuer des actions en son nom.

Par définition, le mandat établit une relation entre deux entités distinctes, au contraire du " User Management " (gestion des utilisateurs) – évoqué ci-dessus – qui détermine une relation au sein d'une seule entité.

Dans notre cas, il est donc possible pour un prestataire individuel ou pour un groupement / institution de mandater, pour une période donnée (celle-ci peut-être indéfinie), un seul individu ou une seule autre organisation.

Le mandat doit être spécifié par application / service.

Pour quel secteur/service est-ce disponible ? 

Il vous est possible de consulter directement sur l'application eMandate quelles sont les configurations disponibles selon votre profession et le service souhaité : https://eservices.minfin.fgov.be/mandates-csam/healthcare/

 

Mandat multiple

Dans le cadre de MyCareNet, un mandat multiple correspond à une autorisation donnée par un prestataire de soins (en tant que mandant) à plusieurs autres entités (les mandataires) afin d'effectuer des actions en son nom.

Par définition, le mandat établit une relation entre deux entités distinctes, au contraire du " User Management " (gestion des utilisateurs) – évoqué ci-dessus – qui détermine une relation au sein d'une seule entité.

Dans notre cas, il est donc possible pour un prestataire individuel ou pour un groupement / institution de mandater, pour une période donnée (celle-ci peut-être indéfinie), plusieurs individus et/ou plusieurs autres organisations.

Le mandat doit être spécifié par application / service.

Pour quel secteur/service est-ce disponible ? 

Actuellement, cette fonctionnalité n'est disponible que pour les services MDA et Facturation Tiers-payant. Elle est à disposition de tous les secteurs, à l'exception des pharmacies et des hôpitaux.  

En outre, il vous est possible de consulter directement sur l'application eMandate quelles sont les configurations disponibles selon votre profession et le service souhaité : https://eservices.minfin.fgov.be/mandates-csam/healthcare/

Vidéo de présentation sur les fonctionnalités du mandat multiple

Création/gestion d’un mandat

Il vous est possible de générer vos mandats via l’application « eMandate » délivrée par le SPF FINANCES. L’application est accessible via le lien suivant : 

https://eservices.minfin.fgov.be/mandates-csam/healthcare/ 

Cet outil définit les mandats qu’il sera possible d’encoder de même que les types d’utilisateurs entre lesquels un mandat pourra être créé.

Cette application web bénéficie de nombreuses fonctionnalités étendues. Les principales opérations exécutables sont les suivantes : 

N.B. : Donner un mandat à une entreprise n'est possible que si le NISS du chef d'entreprise est connu dans la data base de la BCE. Il n'est, par ailleurs, possible d'attribuer un mandat à un groupement que si le NISS du responsable du groupement correspond au NISS du responsable connu à l'INAMI.

Veuillez noter que le mandat ne sera enregistré et actif qu’à partir du moment où les deux parties (mandant et mandataire) auront validé et signé les conditions d’utilisations.

Attention :

Se connecter en tant que personne physique

Mandant et mandataire – en tant que personne physique – peuvent accéder directement à l’application « Mandats » par le biais de deux méthodes :

Se connecter en tant que groupement, institution de soins ou entreprise 

Une institution de soins, un groupement ou une entreprise – qu’elle soit mandante ou mandataire – devra, avant de pouvoir utiliser l’application « Mandats », s’être enregistré auprès du SPF Sécurité sociale et avoir octroyé des rôles à ses employés afin que ces derniers puissent accepter ou conférer des mandats. 

L’enregistrement

L’administration des rôles en vue de gérer les mandats

Par le biais de cette application, le gestionnaire d’accès pourra à tout moment octroyer, stopper ou encore adapter les rôles : « eHealth Mandant » et/ou « eHealth Mandataire ». Les rôles précités peuvent être attribués tant à un chef d’entreprise ou un administrateur qu’à d’autres personnes ne représentant pas légalement l’entreprise (p.ex. un employé de l'entreprise ou un membre de l'institution).

Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’administration de rôles, rendez-vous sur le site de l’administration des rôles mentionné ci-dessus. Nous vous conseillons de consulter le "Quick tour" si la gestion de rôles est une nouvelle notion pour vous. Vous pouvez toujours consulter le "Manuel d’utilisation" et les "FAQ" (disponible sur la page de l’administration de rôles via le lien ci-dessus). 

La connexion

Une fois que ces étapes auront été complétées, vous pourrez vous connecter, en tant que représentant de votre groupement/institution de soins/entreprise, à l’application « Mandats » à l’aide des moyens suivants : 

Besoin d’aide ? 

Problèmes liés à l’utilisation et à la gestion des mandats :

Problèmes liés à l’encodage de mandats : 

Informations utiles